Mitarbeiterzufriedenheit gezielt erhöhen | Die richtige Büroeinrichtung!

Acht Stunden sitzen und mit Rückenschmerzen in den Feierabend gehen? Das war einmal – jedenfalls in der Theorie. Ergonomische Büromöbel fördern die Gesundheit, Leistungsfähigkeit und letztendlich die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Wieso ist das so und was können Unternehmen tun, um ihre Performance mit der Einrichtung zu optimieren?

Mitarbeiterzufriedenheit Büroeinrichtung — Die richtige Büroeinrichtung trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit und somit direkt zum Unternehmenserfolg bei

Motiviert oder Dienst nach Vorschrift? Darum sind engagierte Mitarbeiter so wichtig

Die Belegschaft ist der Erfolgsfaktor jedes Unternehmens. Durch ihre Leistung erwirtschaften Betriebe Umsätze und Gewinne. In welchem Maße sie dazu beitragen, hängt stark von ihrer Motivation ab. Das zeigen Studien und Umfragen regelmäßig. So fand die regelmäßig durchgeführte Gallup-Studie zur Mitarbeiterzufriedenheit im Jahr 2019 heraus, dass rund sechs Millionen Beschäftigte in Deutschland nicht an ihr Unternehmen und dessen Erfolg glauben. Nur knapp 15 Prozent bringen demnach volles Engagement und fühlen sich emotional an ihre Firma gebunden.

Die „Unmotivierten“ haben jedoch einen signifikanten Einfluss auf die Geschäfte – wo man im schlimmsten Fall Umsatzeinbußen in Kauf nehmen muss. Und mehr noch: Mit ihnen fallen in vielen Fällen High Potentials mit wichtigem Wissen und einem reichen Erfahrungsschatz weg. Sie zu ersetzen, kann schwierig werden, vor allem, wenn es sich um langjährige Kollegen handelt. Es ist nicht nur schwierig, adäquaten Ersatz zu finden, sondern der Onboarding-Prozess stellt sich ebenfalls langwierig und kostspielig dar. Das beginnt beim Zeitaufwand, den Richtigen zu finden und führt sich bei der Einarbeitungszeit fort, für die bestehende Ressourcen eingesetzt werden. Folglich ist es besser, es gar nicht erst zu einer Kündigung kommen zu lassen.

Engagement fördern – aber wie?

Doch was stärkt und fördert die Bindung eines Angestellten an sein Unternehmen? Zahlreiche Faktoren spielen dabei wichtige Rollen. Die Gallup-Umfrage von 2019 nennt unter anderem Weiterbildungsmaßnahmen und Kompetenzen der Führungsriege als zentrale Bausteine. Ein weiterer relevanter Faktor ist die Büroeinrichtung: In einer Umfrage der Personalvermittlung Manpower geben 25 Prozent der Befragten an, sie ließen sich durch ein ergonomisches und zeitgemäßes Büroumfeld motivieren.

In der Tat ist die Büroeinrichtung ein oftmals vernachlässigtes und dabei doch immens wichtiges Feld für eine engagierte und leistungsstarke Belegschaft. Wohl jeder hat schon einmal von coolen Start-ups gehört, die ihre Mittagspause gemeinsam am Kickertisch verbringen oder nach Feierabend am Pool auf der Dachterrasse entspannen. Zweifellos motiviert ein solches Umfeld – doch Goodies wie diese sind längst nicht alles. Es bringt außerdem wenig, in Einzelmaßnahmen zu investieren. Vielmehr ist die Optimierung der Bürolandschaft ein ganzheitliches Projekt.

Deshalb kann Büroeinrichtung motivieren

Wie sieht das perfekte Büro aus? Pauschal lässt sich diese Frage kaum beantworten. Fest steht jedoch, dass es optimal an die jeweiligen Tätigkeiten angepasst ist. Wer konzentriert arbeitet, braucht Ruhe, Teams benötigen einen Raum, um sich auszutauschen. In der Produktion ist wie bei zeichnerischen Tätigkeiten eine besonders helle Beleuchtung gefragt. Und wer sagt denn, dass Arbeit immer am Schreibtisch stattfinden muss? Lounges, ergonomische Sitzmöglichkeiten im Freien oder in der Cafeteria eröffnen vielfältige Möglichkeiten für mobile Arbeit. Insbesondere wer kreativ tätig ist, profitiert von einem Ortswechsel und wird mit frischen Ideen belohnt.

Arbeitgeber, die Konzepte wie diese umsetzen, zeigen damit etwas, das für die Motivation zentral ist: Wertschätzung ihren Mitarbeitern gegenüber. Eine Chefetage, der die Gesundheit und das Wohlbefinden der Belegschaft am Herzen liegen, investiert – und das kommt gut an. Ist das Arbeiten nicht an das Büro gebunden, kommt ein Vertrauensvorschuss hinzu. In der Café-Lounge lassen sich viele Tätigkeiten ebenso gut durchführen – auch ohne direkte Kontrolle des Vorgesetzten. So kann ein Umfeld aus Vertrauen und Wertschätzung entstehen, in dem Arbeitnehmer eine intrinsische Motivation entwickeln.

Stichwort intrinsische Motivation – was ist das eigentlich? Kurz erklärt, versteht man darunter Antrieb, der aus einem selber heraus entsteht und nicht von externen Faktoren beeinflusst wird. Ein solcher externer Einfluss kann Geld sein oder auch Druck von oben. Wer jedoch Spaß an seiner Arbeit hat und diese in einem Umfeld erledigt, das ihm guttut, arbeitet konzentrierter, bringt in der Regel bessere Ergebnisse und ist damit Teil des Unternehmenserfolgs.

Eine angepasste, ergonomische Büroeinrichtung fördert nicht zuletzt die Gesundheit und Leistungsfähigkeit. Möbel, die sich optimal an die Körpergröße anpassen lassen, verhindern Verspannungen und Schmerzen durch Fehlhaltungen und mehr noch: Sie können die Durchblutung fördern und so die Konzentration und Fitness aufrechterhalten.

Da das Auge bekanntlich mitarbeitet, sind auch Farben und Formen essenziell. Während die Farbtöne eines Bürostuhls, Regals oder Accessoires direkt auf die Stimmung wirken kann, ist das Design die perfekte Verbindung der Form mit ausgeklügelter Funktionalität.

Arbeiten im Büro: Diese Formen gibt es

Viele Unternehmen wissen bereits um die positiven Auswirkungen der Büroeinrichtung, jedoch nicht, wie sie anfangen sollen und worauf es bei der Auswahl ankommt. Sollte man die komplette Möblierung austauschen? Oder genügen ergonomische Bürostühle? Und dann ist da noch der Kostenfaktor, den viele scheuen. Dabei kommt es in der Regel teurer, wertvolle Mitarbeiter zu verlieren, weil sie ein besseres Arbeitsumfeld gefunden haben. Auf welche Eigenschaften ist also zu achten, wenn es um eine neue Büroumgebung geht? Um diese Frage zu beantworten, sollte man zunächst einen Blick auf die verschiedenen Arbeitsformen werfen:

Großraumbüro / Open Space
agile (Projekt-)Arbeit mit wechselnden Teams und Anforderungen
klassische Einzel- oder Mehrpersonenbüros
Arbeitsplätze in der Industrie und Produktion

Fakt ist: Büroarbeit verändert sich stetig und hat in den vergangenen Jahren einen radikalen Wandel durchlebt. War bis vor einigen Jahren das Einzel- oder Zweierbüro noch Usus und der Großraum verpönt, arbeiten heute immer mehr Menschen auf offenen Flächen. Das ist jedoch ohne entsprechende Gegenmaßnahmen oftmals mit einem hohen Lärmpegel verbunden. Im Open Space, wie das Großraumbüro heute vielfach bezeichnet wird, kommt es folglich vor allem darauf an, Ruhezonen zu schaffen und zugleich die Zusammenarbeit zu fördern.

Jobs, bei denen es stark auf ein erfolgreiches Teamplay ankommt, wie etwa in der Projektarbeit, sollten einen starken Fokus auf die Kommunikation setzen. Wie können sich die einzelnen Mitglieder des Teams austauschen und schneller zu Ergebnissen kommen? Mobile Möbel, die sich nach Wunsch aufstellen, zusammenschieben und wieder auseinander dividieren lassen, eröffnen in solchen agilen Arbeitsformen ihre Vorteile.

Und das klassische Büro? Auch das gibt es nach wie vor und es stellt weiterhin die gängigste Form dar. Ob der Mitarbeiter in den Genuss eines Raums für sich kommt oder sich diesen mit einem oder mehreren Kolleg*innen teilt – es ist wesentlich für die Motivation, die Möblierung an den Workflow sowie Licht und Einrichtung an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Besondere Anforderungen stellen Arbeitsplätze in der Industrie: Wo mitunter mikroskopisch kleine Teile zusammengesetzt werden, ist es unverzichtbar, die Konzentration über einen langen Zeitraum aufrechtzuerhalten. Das gelingt mit angepasster Beleuchtung und Möbeln, die die Bewegungen dazu unterstützen.

Was sollten Büromöbel leisten, um zu motivieren?

Das Ziel ist klar gesteckt: Die Büroeinrichtung sollte für mehr Motivation und Zufriedenheit sorgen, den Spaß an der Arbeit maximieren und so letztendlich zu einer höheren Leistung führen. Folgende Faktoren tragen dazu bei:

Eine ergonomische Möblierung: Bürostühle, die zur Bewegung anregen, höhenverstellbare Schreibtische, Sitzalternativen für mehr Abwechslung gehören zu den wichtigsten Einrichtungsgegenständen im gesunden Büro.
Die Beleuchtung: Da das Tageslicht nicht immer ausreicht, sollten die Deckenbeleuchtung und eine individuelle Schreibtischlampe ausreichendes und zur Arbeit sowie zur Tageszeit passendes Licht spenden.
Ruhe: Lärm schadet nicht nur der Konzentration, er kann auf Dauer auch krank machen. Lösungen, eine übermäßige Geräuschkulisse fernzuhalten, sind insbesondere im Open Space unverzichtbar.
Eine harmonische Umgebung: Farben und Formen beeinflussen die Stimmung ebenso wie Pflanzen und Accessoires.

Die Möblierung: Darauf kommt es an

Ein erster Blick gilt der Einrichtung. Sie besteht üblicherweise aus einem Schreibtisch nebst Stuhl, einem Regal und / oder Schrank und einem Rollcontainer für Arbeitsmittel und Zubehör. Die Arbeitsfläche ist im Idealfall in der Höhe verstellbar. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Lässt sich die Tischplatte mit Werkzeug anpassen, wird sie einmal auf das ideale Format für den jeweiligen Mitarbeiter angepasst. Modelle mit elektromotorischer oder manueller Verstellung reichen bis auf Stehhöhe und fördern so den Wechsel zwischen Stehen und Sitzen. Wer bei der Arbeit öfter einmal aufsteht, bleibt wacher, fitter und auch der Rücken dankt es. In Jobs, die vollständig im Stehen ausgeführt werden, ist eine Stehhilfe ein willkommenes Möbelstück. Sie entlastet den Rücken und verhindert damit Verspannungen und Schmerzen.

Der Bürostuhl: Funktionen für die Fitness

Der Bürostuhl sollte über Funktionen für einen dynamischen Sitzkomfort verfügen, sprich, die Bewegungen des Nutzers unterstützen und fördern. Die verschiedenen Hersteller von Bürostühlen bieten hier sehr unterschiedliche Konzepte an. Für welches man sich letztendlich entscheidet, ist vielfach Geschmackssache, hängt allerdings auch von eventuellen individuellen Beschwerden ab. Wer etwa bereits Rückenschmerzen hat, benötigt einen orthopädischen Stuhl mit besonderen Funktionen. Andere kommen gegebenenfalls mit einer Standard-Sitzgelegenheit aus, die die Bewegungen nach vorne und hinten aktiviert. Diese Mechaniken sorgen für mehr Dynamik am Arbeitsplatz:

Wipptechnik: Sitz und Lehne sind in einem festen Winkel miteinander verbunden. Bewegt sich der Nutzer nach hinten, folgen die Bauteile ihm. Die Technik ist optimal für kurze Sitzzeiten, da sie ein Mindestmaß an Bewegung fördert.
Synchronmechanik: Auch hier neigen sich Sitz und Lehne beim Zurücklehnen mit, die Sitzfläche allerdings in einem geringeren Neigungswinkel. Lehnt man sich zurück, neigt sich die Rückenlehne zum Beispiel in einem Winkel von zehn Grad mit, die Lehne dagegen nur um fünf Grad. Dadurch vergrößert sich der Winkel zwischen Ober- und Unterkörper. Der Effekt: Die Gelenke bewegen sich, die Durchblutung wird gefördert und der Nutzer dabei vor Fehlhaltungen geschützt. Bürostühle mit Synchronmechanik sind ideal für lange Arbeitszeiten und verhindern Verspannungen effektiv.
Schwingende, rundum bewegliche Sitzflächen: 3D-Mechaniken begrenzen ihren Radius nicht auf vorn und hinten. Sie schwingen praktisch frei und ermöglichen so eine 360-Grad-Bewegung. Streng genommen müsste diese auch eine Auf- und Abwärtsbewegung umfassen, was allerdings nicht alle Stühle ermöglichen. Die Sitzfläche ist bei den Rundum-Drehstühlen pendelnd gelagert, je nach Hersteller auf einem Kugelgelenk oder frei schwingenden Federn. Der Sitzende bleibt so permanent in Bewegung und aktiviert dabei seine Muskulatur.

Der Gegendruck der Rückenlehne lässt sich individuell an das eigene Körpergewicht anpassen. An geteilten Arbeitsplätzen, die von unterschiedlichen Mitarbeitern besetzt werden, bieten sich Gewichtsautomaten an: Beim Hinsetzen ermitteln sie das Gewicht und passen den Gegendruck selbsttätig an. So sitzt man automatisch richtig und justiert lediglich die Sitzhöhe und falls vorhanden weitere Einstellungen individuell.

Die Beleuchtung: Es wird Licht

Licht beeinflusst die Stimmung, weckt auf oder ermüdet. Das gilt für das Tages- ebenso wie für Kunstlicht. Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) regelt die Beleuchtung am Arbeitsplatz und damit auch das Zusammenspiel von Tages- und Kunstlicht. An einem klassischen Büroarbeitsplatz für Schreibtätigkeiten und Datenverarbeitung muss eine Helligkeit von mindestens 500 Lux herrschen. Industrieplätze erfordern häufig ein Vielfaches davon. Für technische Zeichnungen sind zum Beispiel 1.500 Lux vorgeschrieben. Eine Rolle spielt auch das Alter der Beschäftigten: Je älter sie ist, desto heller muss der Arbeitsplatz ausgeleuchtet sein.

Es ist darüber hinaus vorteilhaft, einen Blick auf die Wirkung von Lichtfarben beziehungsweise auf die Farbtemperatur zu werfen. Man unterscheidet hier zwischen kalt-, neutral- und warmweißem Licht. Kaltweißes Licht ähnelt dem Tageslicht mit seinen hohen Blauwerten und fördert folglich die Konzentration und Wachheit. Die Messeinheit für die Farbtemperatur lautet Kelvin (K). Kaltes Licht ist an hohen K-Werten von etwa 5.500 erkennbar. Neutralweißes Licht lässt Kontraste schärfer hervortreten und ist optimal für die Allgemeinbeleuchtung. Warmweißes Licht entspannt und kommt meist in Wohnbereichen vor. Am Arbeitsplatz kann es allerdings seine Vorteile ausspielen, wenn es um das Wohlbefinden geht, etwa in Form einer Schreibtischleuchte, deren Lichtfarben sich an die Tageszeit anpassen lassen. Tagsüber leuchtet sie kaltweiß, geht es Richtung Feierabend kann man auf warmweißes Licht umschalten, um sich langsam zu entspannen.

Ruhe bitte! So bleibt Lärm draußen

Ab einer dauerhaften Geräuschkulisse von 40 Dezibel sind Lern- und Konzentrationsstörungen möglich, ab 60 Dezibel kann es zu Hörschäden kommen. Zum Vergleich: 40 Dezibel entsprechen leiser Musik oder einem Flüstern. Eine ruhige Umgebung ist für das Wohlbefinden im Büro daher wesentlich. Wer kein Einzelbüro zur Verfügung stellen kann, findet heute zahlreiche Optionen für einen wirksamen akustischen Schutz:

mobile Akustikwände
akustisch wirksame Decken
Akustiksäulen
Akustikbilder

Wenn möglich, sollte bereits beim Bau auf eine akustisch sinnvolle Umgebung geachtet werden. Harte Oberflächen wie Glas und Beton erhöhen den Schall, sind jedoch aus modernen Bürogebäuden kaum wegzudenken. Hier können Teppichböden, Wandbespannungen, Pflanzen und Akustikbilder helfen. Die Bilder sind als Schallschutzmaßnahme nicht zu erkennen und bringen als angenehmen Nebeneffekt einen schönen Look ins Büro – und maximieren damit den Wohlfühleffekt.

Dieser lässt sich durch den gezielten Einsatz von Farben weiter optimieren. So können etwa verschiedene Funktionszonen durch jeweils unterschiedliche Farben gekennzeichnet werden. Sonnige, frische Farben sorgen für gute Laune, Pastelltöne für Harmonie und sanfte Erdfarben für Gemütlichkeit. Unternehmen können somit Wand- und Bodenfarben passend zu den Funktionszonen auswählen.

Die Büroeinrichtung verbessern: So geht’s!

Braucht es gleich eine komplett neue Möblierung, um die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter zu sichern? Wer die Kostenfrage scheut, kann sich beruhigt zurücklehnen. Es ist nicht zwingend notwendig, gleich die ganze Etage oder gar sämtliche Abteilungen in Sachen Möblierung und Ausstattung zu sanieren. Um herauszufinden, woran es hakt, ist ein kritischer Blick nötig: Ist die Einrichtung auf dem neusten Stand oder klappern die Stühle bereits bedenklich und ist der Lack an den Tischen längst ab? In diesem Fall sollte Geld in die Hand genommen und in frische Möbel investiert werden.

Ergonomische Bürostühle und Tische gibt es im Einsteigersegment bereits für ein überschaubares Budget. Sind diese bereits modern und ergonomisch, kann eine Optimierung der Büroflächen Wunder wirken. Dafür gilt es, die Abläufe auf den Prüfstand zu stellen: Wer arbeitet mit wem, welche Wege sind zurückzulegen, welche Arbeitsmaterialien braucht man dafür? So kann sich herausstellen, dass die Einzelbüros nicht mehr zeitgemäß sind, weil agile Teamarbeit längst im Vordergrund steht. Open Space Flächen mit Ruhe- und Kommunikationszonen bieten dann mehr und sinnvolleren Platz – vorausgesetzt es werden zugleich sinnvolle Maßnahmen für die Akustik und Beleuchtung getroffen. Bei Gaerner gibt es dafür Lösungen für zahlreiche Bedürfnisse. Umgekehrt kann sich herausstellen, dass einige Mitarbeiter aus dem Großraum ins Einzelbüro ziehen sollten, etwa weil sie hauptsächlich konzentrierte Wissensarbeit leisten.

Fazit: Wertschätzung ist Motivation

Die Büroeinrichtung zeigt die Wertschätzung des Arbeitgebers seinen Mitarbeitern gegenüber. Unternehmen, denen die Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Belegschaft wichtig sind, ziehen High Potentials an. Für viele von ihnen ist das Gehalt zweitrangig – das Arbeitsumfeld und die Unternehmenskultur sind weit wichtiger, wie eine Studie der Personalberatung Robert Walters berichtet. Das können Unternehmen sich zu Nutze machen und mit einer motivierenden Büroumgebung die besten Köpfe anziehen.

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Der Artikel entstand in Zusammenarbeit mit Gaerner.