Die perfekte Büroorganisation vereint einen aufgeräumten Schreibtisch, mit dem richtigen Dokumentenmanagement und einer ausgeklügelten Arbeitsorganisation. Wie dies in der Praxis aussieht, erfährst du in 16 Tipps.
Büroorganisation | 16 hilfreiche Tipps fürs Büro
Große Papierstapel, eine elendslange To-Do-Liste, schlecht koordinierte Aufgaben und nie findet man die Dinge, die man gerade sucht… Dies ist leider die Realität in vielen deutschen und österreichischen Büros. Wie man das alles besser machen kann, sehen wir uns in diesem Artikel an! Die Tipps sorgen nicht nur für Ordnung im Büro, sondern steigern auch deine Work-Life-Balance, weil du dann viel effizienter die Aufgaben abarbeiten und nach dem Arbeitstag entspannter in den Feierabend starten kannst.
Inhaltsübersicht
- Schreibtisch Organisation | 7 Tipps
- Arbeitsorganisation | Zeiteffizient im Büro arbeiten
- Papierloses Büro | Nie mehr Papierstapel!
Schreibtisch Organisation | 7 Tipps
Um deine Büroorganisation bestmöglich auf Vordermann zu bringen, starten wir gleich mit einem zentralen Element im Büro: Dem Schreibtisch!
Tipp 1: Alles weg vom Schreibtisch
Wie sieht es momentan auf deinem Schreibtisch aus? Siehst du noch die Tischplatte oder ist alles vollgestellt mit Papierstapeln und anderen Büroutensilien? Um dein Büro bzw. zunächst einmal deinen Schreibtisch besser zu organisieren, räume einmal alles weg, was nicht niet- und nagelfest auf deinem Schreibtisch ist. Jetzt kannst du schon einmal das erste Erfolgserlebnis einen komplett leeren Schreibtisch verbuchen. Genieße das Gefühl und dann geht es weiter zu Schritt 2!
Tipp 2: Ablagesystem
Nun hast du also schon einmal einen leeren Schreibtisch. Um deine Büroarbeit nun mehr zu organisieren, erstellen wir für dich nun ein Ablagesystem.
Denke dir nun deine Aufgaben bzw. die Dokumente, die täglich bzw. regelmäßig auf deinem Schreibtisch anfallen, durch und versuche sie in Kategorien zu ordnen. Das kannst du entweder nach Aufgaben, Abteilungen oder Abgabefristen machen – je nachdem in welchem Bereich du arbeitest. Stelle nun klare Ablageregeln auf, welches Dokument in welche Kategorie kommt. Um deine neue Schreibtischordnungsstruktur nun auch im Büro abzubilden, kannst du auf verschiedene Hilfsmittel zurückgreifen. Das wären beispielsweise:
- Mappen,
- verschiedenfarbige Aktenfolien,
- Hängemappen,
- Ablagefächer / Ablagekörbe oder
- Stehsammler
Überlege dir, welches Hilfsmittel am besten zu deiner Situation passt. Du kannst die verschiedenen Möglichkeiten auch kombinieren. Achte bei deinem neuen Ablagesystem darauf, dass es einfach ist und von der Struktur her bereits von Anfang so schlank ist. Beschrifte die Mappen oder Ablagekörbe außerdem genau, damit du alles auf einen Blick findest. Diese Struktur verändert sich manchmal auch mit der Zeit, weil man in der Praxis feststellt, dass gewisse Änderungen doch besser wären.
Nachdem dein Schreibtisch nun seit dem ersten Tipp vollkommen leer ist, geht es nun an die Reorganisation. Richte dein neues Ablagesystem ein, beschrifte es und frag dich bei den Gegenständen, die du vom Schreibtisch genommen hast, ob du sie wirklich benötigst oder du auf sie ruhig verzichten kannst.
Tipp 3: Am Freitag Arbeitsplatz sauber verlassen
Deine Ordnung kann sich nun sehen lassen! Aus der Vergangenheit kennst du es jedoch wahrscheinlich nur zu gut, dass aus Ordnung schnell Unordnung wird. Investiere deswegen die letzten 10-20 Minuten am Freitag vor dem Wochenende, um den Schreibtisch aufzuräumen. Sortiere die Dokumente durch, entsorge Dinge, die du nicht mehr benötigst, … Mit dieser Ordnung weißt du dann am Montag gleich, wo du mit der Arbeit weitermachen sollst. So beugst du den Montagsblues vor, weil du gleich eine Übersicht über deine Aufgaben hast und startest am Freitag entspannt ins Wochenende.
Tipp 4: Konzept der leeren Schreibtische
Manche Firmen benutzen für mehr Ordnung an den Schreibtischen außerdem ein sehr spannendes Konzept: Jeden Feierabend darf kein einziges Stück Papier mehr auf den Schreibtischen der Mitarbeiter sein. Das heißt, die Mitarbeiter müssen jeden Tag vor Feierabend ihren Schreibtisch in Ordnung bringen. So gibt es eine bessere Organisation insgesamt in der Firma und einen höheren Wohlfühlfaktor für die Mitarbeiter – wobei wir mit diesem Stichwort schon beim nächsten Tipp sind.
Tipp 5: Richte dir eine Wohlfühloase an deinem Arbeitsplatz ein
An deinem Arbeitsplatz verbringst du mindestens 8 Stunden täglich. Das ist die Hälfte der Zeit, in der du wach bist. Deswegen solltest du dich an deinem Arbeitsplatz auch wohlfühlen. Mit dem neuen Ablagesystem haben wir schon den ersten Schritt gemacht. Nun sorgen wir für die letzten Details mit einem kleinen Feintuning und gestalten dein Büro / deinen Schreibtisch so, wie es dir gefällt. Wie wäre es mit einer kleinen Pflanze oder Bildern (sofern diese erlaubt sind)?
Tipp 6: Keine Papierstapel
Vermeide Papierstapel auf deinem Schreibtisch! Schnell angesammelt – jedoch schwer wieder wegzubekommen. In Papierstapel gehen wichtige Informationen unter und Dokumente, die du gar nicht benötigst, engen dich beim Arbeiten ein. Sortiere die Dinge deswegen immer sofort ein und frage dich bei jedem Dokument, ob du es überhaupt benötigst bzw. du es nicht auch digital ablegen könntest. Weitere Tipps dazu bekommst du später beim papierlosen Büro.
Tipp 7: Einmal im Quartal alles durchsortieren
Und der letzte Tipp, der deine Schreibtisch Organisation abrundet: Sortiere einmal im Quartal alles durch! So haltest du dein Ablagesystem schlank, beseitigst Dokumente, die du nicht mehr benötigst, und verschaffst dir einen wertvollen Überblick.
Dein Schreibtisch ist nun also bestens strukturiert und sortiert. Nun gehen wir weiter zu deiner Arbeitsorganisation!
Arbeitsorganisation | Zeiteffizient im Büro arbeiten
Nach dem aufgeräumten Schreibtisch strukturieren wir nun auch deine Arbeit. Mit diesen 5 Tipps verändert sich deine Arbeitsorganisation um Welten!
Tipp 1: To-Do-Liste
Dieser Tipp ist für all jene, in deren Kopf tausend Aufgaben herumschwirren, die sie noch erledigen müssen und von diesen fast erdrückt werden. Bringe deine Aufgaben auf ein Blattpapier oder speichere sie digital in einer App (z.B. Wunderlist). So hast du wieder einen Überblick über deine Aufgaben und kannst sie nun schön in Ruhe der Reihe nach Abarbeiten, ohne dass du dabei an die anderen Aufgaben denken musst.
Tipp 2: Zeitplan erstellen
Bei To-Do-Listen gibt es oft das Problem, dass sie ohne Ende anwachsen und man auf einmal viele sehr kleine Aufgaben ausführt. Priorisiere deswegen die Aufgaben und mache dir anhand der Priorisierung am Vorabend bzw. am Ende des vorherigen Arbeitstages einen Zeitplan, wann du welche Aufgaben ausführst. So arbeitest du wirklich effizient und führst die wichtigen Dinge aus.
Je nach Position kann diese Vorgehensweise dann mehr oder weniger Flexibilität erfordern. Wiege bei jeder Aufgabe, die spontan zu erledigen ist, ab, ob diese wirklich wichtig ist oder sie dich nur von den anderen Aufgaben abhält. So agierst du in Zukunft im Büro, statt zu reagieren!
Mit der Zeit lernst du, eine ziemlich punktgenaue Planung hinzubekommen. Am Anfang braucht es dafür ein bisschen Übung, dass du die Aufgaben von der Zeit richtig einschätzt und auch noch eventuellen Puffer richtig einplanst. Erfahrungsgemäß ist der Zeitplan am Anfang eher ein wenig zu voll. Teile dir deswegen eher ein Stück weniger ein. Wichtig beim ganzen Zeitplan ist, dass du die Aufgaben wirklich mit fixen Zeiten versiehst (z.B. 9:00 Uhr E-Mails, 10:00 Uhr Meeting, 10:30 Uhr Kundentelefonate, …) und dir den Zeitplan aufschreibst, damit du den ganzen Arbeitstag eine Übersicht über den Tag hast.
Tipp 3: Aufgaben zusammenfassen
Aufgaben zusammenzufassen stellt ein Basic im Zeitmanagement dar, das vielen bekannt ist. Was bedeutet das jedoch in der Praxis? Beantworte E-Mails beispielsweise nicht sofort, wenn sie hereinkommen, sondern setze dir fixe Zeiten am Tag, wo du alle E-Mails gemeinsam abarbeitest. So erledigst du Aufgaben viel schneller, weil du nicht ständig andere Aufgaben unterbrichst und in deinen E-Mailzeiten den Posteingang dann effizient abarbeiten kannst. Falls der Ton bei einem E-Maileingang in deinem E-Mailprogramm aktiviert ist, deaktiviere ihn und schalte auch die Push-Nachrichten am Handy aus. Setze dir nun 2-3 fixe Zeiten am Tag, in denen du dich voll und ganz deinen E-Mails widmest.
Tipp 4: Eat the frog
Der nächste Tipp ist sehr offensichtlich, dennoch neigen wir dazu, ihn gekonnt zu ignorieren. Es geht um das Prinzip „Eat the frog“. Das heißt, unangenehme Dinge gleich am Morgen zu erledigen. Diese Vorgehensweise hat gleich mehrere Vorteile für dich: Du startest gleich mit einem Erfolgserlebnis in den Tag, die größte Herausforderung hast du am Morgen bereits erledigt und du schleppst diese Aufgabe nicht den ganzen Arbeitstag herum. Vielleicht kennst du es ja selbst: Du machst jede andere Tätigkeit zuerst, nur um der anderen Aufgabe auszuweichen. Jedoch musst du diese meistens früher oder später sowieso machen, deswegen sollte man sie gleich erledigen. Einfacher gesagt als getan, aber manchmal heißt es im Büro einfach, „Zähne zusammenbeißen und sich ran an die Aufgabe zu machen“.
Tipp 5: Magnetpinnwand mit Möglichkeit für Notizen
Der letzte Tipp über die Arbeitsorganisation beschäftigt sich damit, Notizen gut sichtbar zu machen. Eine Magnetpinnwand hilft dir dabei! Hier kannst du die wichtigsten Notizen anbringen, Erinnerungen aufschreiben und dich auch mit dem einen oder anderen Bild motivieren. Solche Pinnwände gibt es übrigens auch als Magnet- und Korkpinnwand in einem. Je nachdem welche Variante du bevorzugst, kannst du so deine Arbeit noch ein Stück besser organisieren.
Die Pinnwand in beiden Varianten:
Wie bereits angekündigt, reduzieren wir deine Papierstapel im Büro noch ein wenig mehr. Nun geht es um das „papierlose Büro“!
Papierloses Büro | Nie mehr Papierstapel!
Der letzte wichtige Punkt für eine gute Büroorganisation ist die Ordnung deines „digitalen Büros“. Setzt du dabei bereits auf ein komplett papierloses Büro oder gibt es bei dir eine Mischform zwischen analog und digital? Egal welche Voraussetzungen du hast, folgende Tipps helfen dir auch digital dein Büro in Ordnung zu halten:
Tipp 1: Digitale Ordnung (E-Mailpostfach)
In der heutigen Zeit sind wir mit einer Flut an E-Mails konfrontiert. Auch hier gilt es, die Übersicht zu bewahren. Fangen wir zunächst einmal mit „vermeidbaren E-Mails“ an. In wie vielen Newslettern bist du angemeldet, die du nicht unbedingt benötigst? Melde dich von diesen ab und du sparst dir schon einige E-Mails in der Woche. Die Ausnahme von der Abmeldung sollten hier nur die E-Mails von Corpus Motum sein, weil du durch diese effizienter, gesünder und vitaler im Büro und deiner Freizeit wirst. Falls du dich noch nicht angemeldet hast, kannst du das hier tun. Bei der Anmeldung bekommst du sogar ein E-Book mit 15 Übungen direkt fürs Büro geschenkt 🙂
Wie reduzieren wir die E-Mail-Flut noch weiter? Viele Firmen setzen bereits auf firmeninterne Chats via Skype oder ähnlichen Anbietern. Hier sparst du dir wiederum viele E-Mails. Eine mittlerweile „Oldschool“-Variante ist es, seinen Kollegen direkt am Schreibtisch aufzusuchen, um mit ihm Dinge kurz persönlich zu besprechen. So hast du auch gleich ein wenig Bewegung gemacht.
Eine Unart, die sich in Firmen etabliert hat, ist eine wahre „CC“-Kultur. Der Absender setzt dabei alles und jeden in CC, auch wenn die meisten Empfänger vom Inhalt der E-Mail gar nicht oder fast gar nicht betroffen sind. Dieses Problem – sofern es bei dir existiert – gehört auf der höchstmöglichen Ebene besprochen, um einen Kulturwandel einzuleiten. Leiden nur wenige Kollegen bei dir an der „CC“-Krankheit, besprich es mit ihnen am besten persönlich und zeig ihnen, wie sie sich so viele E-Mails einsparen können.
Tipp 2: Leerer Desktop
Es gibt zwei Arten von Computernutzern: Die mit einem fast leeren Desktop und die mit einem komplett überhäuften. Der Desktop am Computer ist unser virtueller Schreibtisch. Die gleiche Prozedur, die wir mit unserem echten Schreibtisch gemacht haben, wiederholen wir nun noch einmal. Schiebe alle Dateien (mit Ausnahme der wichtigsten Verknüpfungen, die du täglich benötigst) in einen Ordner auf deine Festplatte, von dem du die Dateien nun in deine Ordnerstruktur einpflegen kannst. Falls du hier noch keine spezielle hast, richten wir diese bei Tipp 3 ein.
Doch welche Nachteile bringt ein voller Desktop? Erstens verlangsamt sich dein Computer – vor allem wenn du große Dateien am Desktop abspeicherst – und zweitens verlangsamt sich deine Arbeitsleistung, weil du unter den zig Dokumenten am Desktop immer erst das richtige suchen musst. Zusätzlich leidet dein Stresspegel extrem darunter, weil du ständig mit dieser Masse an Dokumenten konfrontiert bist.
Tipp 3: Dokumentenmanagement
Als nächstes kommen wir zu einem großen Punkt im papierlosen Büro: Dem Dokumentenmanagement! Wie schon in der „offline Welt“ geht es zunächst einmal um die grundlegende Struktur. Welche Ordner und Unterordner benötigst du? Hast du bereits spezielle Vorgaben bzw. besteht schon eine Ordnerstruktur? Solltest du das bestehende System eventuell noch optimieren?
Diese Fragen musst du wieder individuell für dich klären. Die Beantwortung hängt vor allem davon ab, in welcher Art von Unternehmen du arbeitest, welche Größe es hat oder ob du vielleicht sogar selbstständig bist bzw. die Büroorganisation erst im Aufbau ist. Je nach Situation optimierst du die Struktur nur noch leicht oder baust sie komplett neu auf.
Bei der Dokumentenablage selbst ist es dann wiederum wichtig, dass man sich bei jedem Dokument fragt, ob man dieses wirklich benötigt – halte auch die digitale Ablage so schlank wie möglich. Um deine Dokumente schnell auffindbar zu machen, solltest du wieder klare Ablageregeln haben bzw. eine einfache, selbsterklärende Ordnerstruktur. Im Idealfall verstehst nicht nur du die Struktur dahinter sondern auch neue Mitarbeiter / Kollegen, damit diese im Zweifelsfall in für sie freigegebenen Ordnern die entsprechenden Dateien schnell finden.
Weiters ist eine richtige Benennung der Dateien wichtig. Versehe sie eventuell auch mit bestimmten Schlagwörtern, wenn es dir bei einer schnellen Suche hilft (das kannst du unter den Dokument-Eigenschaften machen). Sobald deine ganze Ordnerstruktur und Benennungstaktik steht, füge die wichtigsten 2-3 Ordner mit einer Verknüpfung am Desktop hinzu. Wichtig hierbei ist, dass es wirklich eine Verknüpfung ist, weil sonst erst wieder der ganze Ordner am Desktop ist und es den Computer langsamer macht.
Tipp 4: Digitale Notizen
Beim letzten Tipp bilden sich immer zwei große Lager: Jene, die auf digitale Notizen nicht mehr verzichten können und jene, die ihren Block / ihr Notizbuch nicht aus der Hand geben. Schlussendlich bleibt es eine Geschmackssache, was du lieber magst. Der große Vorteil an digitalen Notizen ist, dass du diese super ordnen und schnell auf wichtige Punkte zugreifen kannst und sich dein Papierstapel am Schreibtisch reduziert. Außerdem kann es hilfreich sein, dass man seinen Kollegen Zugriff auf die Notizen geben kann.
Probiere es einmal aus, wie es dir besser gefällt! Dazu hast du zwei Möglichkeiten: Du kannst direkt am Computer mitschreiben oder du schreibst handschriftlich mit und scannst die Notizen dann ein und legst sie ab. Übrigens gibt es auch schon verschiedene Notiz-Apps, wo man richtig mitschreiben kann. Dazu benötigt man aber die entsprechende Hardware wie ein Tablet, um diese Möglichkeiten voll ausnutzen zu können.
Zusammenfassung papierloses Büro
Was hältst du von einem papierlosen Büro? Welche Punkte kannst du ihm abgewinnen? Drei Vorteile sind sicher folgende:
- Gut für die Umwelt (man spart sich etliche Seiten Papier im Jahr)
- Bessere Übersicht / Auffindbarkeit der Dokumente
- Schutz bei Brand, Überschwemmung, etc. (unter der Voraussetzung, dass die Daten extern in einem Rechenzentrum gesichert werden)
Setze diese vier Tipps um, damit du auch in dein digitales / papierloses Büro nachhaltig ein Ordnungssystem bekommst.
Büroorganisation | So einfach könnte es sein
Du hast nun gesehen, wie einfach eine gute Büroorganisation sein kann. Diese 16 Tipps schaffen in deinem Büro garantiert mehr Ordnung. Betrachte dabei das Ganze als Prozess. Du musst nicht von heute auf morgen alles sofort umsetzen. Nimm dir drei Punkte für den Anfang, mit denen du startest.
Im ganzen Prozess gibt es immer wieder Ups and Downs. Lass dich von diesen nicht entmutigen, bleib dran und mach deine Büroorganisation Stück für Stück besser! Die Tipps beinhalten oft kleine sehr einfache Dinge, aber man muss sie TUN. Komm deswegen JETZT ins handeln und setze die Tipps auch wirklich in die Praxis um. Früher oder später wirst du froh sein, dass du heute gestartet hast!
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Über Corpus Motum
Hallo, wir sind Patrik und Tobias und gemeinsam sind wir Corpus Motum. Patrik (am Bild) ist Physiotherapeut und hilft dir bei deinen Problemen im Büro. So gehören zum Beispiel Rückenschmerzen oder Nackenschmerzen schon bald der Vergangenheit an 🙂 Viele weitere kostenlose Videos und Goodies rund ums Büro gibt es für dich auf Facebook!
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